Este manual estabelece as diretrizes para a criação, estrutura, aprovação e classificação dos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) da biblioteca, conforme as determinações vigentes.

Os POPs são documentos que definem, de forma clara e objetiva, os passos necessários para a realização das atividades da Biblioteca. A gestão e a utilização destes documentos obedecem às seguintes regras estabelecidas no Regimento Interno:

• Uso Obrigatório: Os POPs devem ser utilizados como referência obrigatória por todos os colaboradores durante a execução de suas funções.
• Disponibilidade e Acesso: Os POPs deverão estar disponíveis em formato físico e digital, acessíveis de forma permanente a todos os colaboradores.
• Atualização Contínua: Os procedimentos serão revisados periodicamente, sempre que necessário, para garantir sua efetividade e aderência à realidade da Biblioteca.
• Responsabilidade: A redação, aprovação e revisão dos POPs são atribuições exclusivas da Coordenação Geral.
• Melhoria Colaborativa: Sugestões de alterações, inclusões ou exclusões podem ser apresentadas por qualquer colaborador, pela diretoria do NECAL ou por membros da comunidade atendida. Tais sugestões serão analisadas pela Coordenação Geral quanto à sua pertinência e viabilidade.

Com o objetivo de garantir clareza, padronização e organização nos registros dos POPs, a biblioteca adota a seguinte estrutura temática de classificação:

Procedimentos relacionados ao contato direto com o público e serviços oferecidos aos usuários.

Procedimentos técnicos relacionados à organização, catalogação, conservação e desenvolvimento do acervo.

Procedimentos internos voltados à gestão de pessoas, finanças, documentos e processos administrativos da biblioteca.

Procedimentos para o planejamento e execução de atividades culturais, educativas e comunitárias.

Procedimentos que regem a comunicação interna e externa da biblioteca, incluindo redes sociais e materiais gráficos.

Procedimentos referentes à manutenção do espaço físico, equipamentos, sistemas informatizados e demais recursos operacionais.

Para manter a organização, cada POP será numerado com base em sua categoria temática, utilizando o formato “X.YY”, em que:

• X representa o número da categoria (1 a 6).
• YY representa o número sequencial do procedimento dentro da categoria.

Exemplos de Numeração:

• POP 2.01 - Processamento Técnico de Obras
• POP 5.02 - Comunicação Interna entre Voluntários

Para manter a consistência e garantir que todas as informações essenciais sejam transmitidas, cada documento de Procedimento Operacional Padrão deve conter, no mínimo, os seguintes elementos:

• Título: O nome claro e descritivo do procedimento.
• Código: A numeração correspondente à classificação temática (ex: POP 1.01).
• Versão: A numeração da versão atual do documento para controle.
• Data de Criação: A data em que o documento foi elaborado pela primeira vez.
• Data de Atualização: A data da última revisão (se houver).
• Supervisão: O cargo ou setor responsável por supervisionar a correta aplicação do procedimento.
• Executado por: O colaborador ou função responsável por realizar a tarefa na prática.
• Objetivo do Procedimento: Uma breve explicação do que se pretende alcançar com a execução daquela tarefa.
• Materiais Necessários: Lista de equipamentos, insumos, senhas ou sistemas necessários para a execução (se aplicável).
• Etapas do Procedimento: O passo a passo organizado, sequencial e detalhado da atividade.
• Histórico de Atualizações: Um breve registro das mudanças efetuadas em relação às versões anteriores (se houver).

Um POP eficiente deve ser fácil de ler e interpretar durante a execução do trabalho. Para isso, a redação deve seguir as seguintes premissas:

• Clareza e Fluidez: Utilize uma linguagem simples, direta e de fácil compreensão por qualquer colaborador.
• Objetividade: Evite o palavreado prolixo, jargões desnecessários ou prolongar-se em justificativas e descrições teóricas.
• Foco na Ação: Concentre-se em indicar passos claros, práticos e sequenciais para realizar o procedimento da forma adequada. O foco do texto deve ser sempre na orientação prática de “como fazer”.